Booking av biler

Booking av biler

Kort om løsningen

I denne veiledningen vil du finne svar på hvordan du benytter Outlook for å finne ledige biler og hvordan du booker disse.
Alle biler tilknyttet Åkerblå skal nå være mulig å booke gjennom Outlook. Bilene er knyttet geografisk opp imot byer/lokasjon, og bookingen gjøres enklest gjennom funksjonen Romsøker i Outlook.
Du kan booke en hel dag eller antall timer. Husk å avbooke bilen, dersom du allikevel ikke har behov for bilen som først planlagt.
For at dette skal fungere, må alle ta ansvar for å benytte bookingsystemet slik som beskrevet her.
NB! Ikke gjør noen direkte reservasjoner av biler direkte fra kalenderen til bilen, selv om du har gjort den tilgjengelig direkte fra din Outlook. Dette vil forstyrre systemet, og kan skape problemer for andre som ønsker å booke. Bestandig book bil fra din egen kalender.


Se hvilken bil som er tilgjengelig, og hvordan du booke denne

  1. Bookingen av bil starter fra kalenderoversikten i Outlook. Finn frem til ønsket dato og velg Nytt møte. Dette må du gjøre fra din kalender, ikke direkte i bilens kalender hvis du har denne lagret.

  2. Møtevindu blir åpnet. Om ønskelig kan du velge Ikke vær vert for dette på nettet, som vil fjerne tilkobling til Teams for denne bookingen. Sett Starttidspunkt og Sluttidspunkt for når du skal benytte bilen

  3. Til høyre for Plassering velger du Romsøker

  4. En oversikt over alle lokasjoner vil vises under Alle byer i det du trykker inn i søkefeltet under Bygning. Velg din lokasjon og velg Biler, «Navn på lokasjon» (Eks: Alta -> Biler, Alta)

  5. Finner du ikke din lokasjon under Alle byer kan du skrive Biler, «Navn på lokasjon» (eks: Biler, Sortland) i søkeruten under Bygning

  6. Når du har valgt din lokasjon vil du få en oversikt over alle biler som tilhører denne lokasjonen. Hvis Starttidspunkt og Sluttidspunkt er satt, vil tilgjengeligheten på bilene for denne lokasjonen listes opp. Velg en bil som er Tilgjengelig (grønn) eller Ukjent (grå) ved å trykke en gang på ønsket bil. Sjekk at bilens e-post blir lagt til i feltet Obligatorisk. Biler som er Utilgjengelig (rød), er booket av noen andre i dette tidsrommet, og vil gi deg avslag på bookingen.
    NB! Husk at hvis bilen viser Ukjent (grå), så er den tilgjengelig, og kan bookes.

  7. Du kan nå trykke på Send, som vil sende bookingforespørselen til bilens kalender. Får du spørsmål om Vil du sende denne møteinvitasjonen uten noen plassering? kan du trykke Send likevel. Du vil få en bekreftelse på din e-post umiddelbart der bookingen aksepteres. Blir din forespørsel avslått, har noen andre booket bilen. Mener du dette ikke er tilfelle, kan du sende inn sak til IT.

  8. Hvis du ikke ønsker/trenger å benytte Romsøker kan du skrive inn lokasjon direkte i Plassering, som vil kunne liste opp noen tilgjengelige biler på tidspunktet. For full oversikt må imidlertid Romsøker benyttes.


PS! Hvis bilen står som «Ukjent» på tilgjengelighet så er bilen ledig på lik linje som når det står «Tilgjengelig». Er bilen opptatt vil den stå som «Utilgjengelig» i rød skrift.


Se hvem som har booket en bil

For å kunne se hvem som har booket en aktuell bil på et gitt tidspunkt, må kalenderen for den bilen legges til i Outlook. Dette gjøres ved å:
  1. Høyreklikk på Mine kalendere eller Andre kalendere -> Legg til kalender -> Fra romliste

  2. Finn frem til den aktuelle bilen du vil sjekke og dobbeltklikk på den. Påse at bilens navn da legger seg i feltet ved siden av Rom. Trykk Ok.

  3. Du vil nå ha tilgang til å se alle bookinger for den valgte bilen. Navnet på den som har booket skal nå stå på reservasjonen av bilen i kalenderen. Hvis kalender ikke oppdaterer seg eller du får beskjed at du ikke har tilgang, start Outlook på nytt.


    • Related Articles

    • Legge til rom-, ressurs- eller ansatt-kalender i Outlook

      1. Gå til kalendervisning og velg "Hjem"-fanen øverst:       2. Trykk på "Legg til kalender", og velg "Fra adressebok" i nedtrekksmenyen:       3. Søk opp personen, ressursen eller rommet du ønsker se kalenderen til, og trykk "Legg til":       4. ...

    • Bestilling av mobilabonnement

      Før du bestiller mobilabonnement må du gjøre deg kjent med Mobiltelefonpolicy på EK: https://akerbla.dkhosting.no/docs/pub/dok00571.htm For å bestille mobilabonnement er det enkleste å fylle ut dette skjemaet: ...

    • Bestilling av mobil

      Før du bestiller mobil må du gjøre deg kjent med Mobiltelefonpolicy på EK: https://akerbla.dkhosting.no/docs/pub/DOK00571.pdf Telefoner som er anbefalte i Åkerblå Group er: Modell Pris Apple iPhone 15 256GB 8712 Apple iPhone 15 Plus 256GB 10552 Apple ...

    • Rapportere mistenkelige melding

      For å rapportere mistenkelige meldinger i Outlook bruker du (1)"Report Message"-knappen oppe til høyre. Der velger du (2) kategorien som passer e-posten best.       Junk: reklame, "lotterigevinst" eller andre uønskede/upassende e-poster       ...

    • Sikker e-post

      Ved å følge denne veiledningen kan du sikre e-post som sendes fra oss på følgende måte: Kryptering - Meldingen blir kryptert. Mottakeren kan ikke fjerne krypteringen. Kryptering og ingen vidersending - Mottakeren kan lese meldingen, men ikke ...